Cosa fa
Organizzazione degli uffici di segreteria
| Ufficio | Funzioni |
|---|---|
| Direttore dei servizi generali e amministrativi | Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. Organizza autonomamente l'attività del personale ATA nell'ambito delle direttive del dirigente scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell'ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l'orario d'obbligo, quando necessario. Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili. Può svolgere attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale. Possono essergli affidati incarichi ispettivi nell'ambito delle istituzioni scolastiche. |
| Ufficio protocollo | - Protocollazione della posta in entrata; - Tenuta Sito web scuola; - Supporto al DSGA/animatore digitale/team innovazione/ Pronto soccorso tecnologico con riferimento alle richieste di manutenzione tecnica e informatica; - Gestione Pratiche relative alla sicurezza; - Gestione corsi di formazione relativi alla sicurezza: base, antincendio, pronto soccorso e preposti: dall’individuazione del personale da formare/aggiornare fino alla consegna degli attestati; - Segnalazione guasti, interventi di manutenzione Comune, in collaborazione con la collega; - Gestione materiale di pulizia: dalla ricognizione dei bisogni dei plessi alla consegna del materiale ai collaboratori; - Gestione Graduatorie di istituto e soprannumerari; - Archiviazione pratiche ufficio con invio conservazione a norma con le recenti Linee guida sulla gestione documentale; - Richiesta certificati casellario giudiziario, casellario ANAC, Agenzia delle Entrate etc; - Protocollo di tutti gli atti di affari generali in entrata tramite Segreteria Digitale, scarico quotidiano della posta elettronica e controllo giornaliero comunicazioni e circolari MIUR, USR e Ufficio VII - Ambito Territoriale Forlì-Cesena. - Procedura spedizione posta ordinaria e raccomandate; - Gestione assemblee sindacali e scioperi su portale e in supporto al Dirigente per le comunicazioni; - Rapporti con i fornitori e Albo fornitori; - Supporto ai docenti nell’organizzazione delle visite guidate/viaggi di istruzione; - Gestione acquisti in collaborazione con Dsga e la collega; - Supporto informativo alle famiglie sugli eventi di pagamento in Sidi Pago in Rete e stampa bollettini di pagamento in collaborazione con i colleghi; - Smistamento posta/Corrispondenza con l'esterno e con i plessi e gestione Circolari/Fotocopie/Archivio. |
| Ufficio acquisti | - Gestione C.U. – Ore eccedenti/incarichi specifici – Denuncia 770 e IRAP in collaborazione DSGA; - Supporto DSGA adempimenti per Contrattazione Integrativa d’Istituto e liquidazione FIS; - Gestione contabile e amministrativa dell’attività negoziale in collaborazione con DS e DSGA; - Incarichi e Contratti con esterni in collaborazione DSGA ; - Attivazione servizi telematici in collaborazione DSGA; - Anagrafe delle prestazioni in collaborazione DSGA; - Incarichi al personale interno per progetti in collaborazione DSGA; - Gestione acquisti in collaborazione con Dsga; - Gestione Marcatempo e verifica settimanale presenze/assenze e permessi in collaborazione con le colleghe; - Gestione Pago in Rete in collaborazione con DSGA; - Gestione palestre e locali dell’Istituto: predisposizione convenzioni e calcolo dei corrispettivi, ricezione e trasmissione orari di utilizzo da parte delle associazioni e società sportive; - Collaborazione con il DS per convocazione Collegio Docenti - Giunta esecutiva e Consiglio d’Istituto; - Gestione Delibere e verbale Consiglio di istituto in collaborazione DSGA; - Predisposizione Indice di Tempestività dei pagamenti; - Aggiornamento del Registro degli Inventari in collaborazione con DSGA; - Caricamento dei compensi fuori cedolino in collaborazione con DSGA; |
| Ufficio per la didattica | - Gestione iscrizioni attraverso SIDI; - Gestione rilevazione alunni; - Gestione evasione dell’obbligo; - Certificati di iscrizione e frequenza e tenuta registro; - Gestione cartacea/informatica dati alunni (Sidi/Registro on line e dati per organici primaria, infanzia e sostegno, tenuta e aggiornamento recapiti genitori alunni); - Supporto informativo alle famiglie sugli eventi di pagamento in Sidi Pago in Rete e stampa bollettini di pagamento in collaborazione con la collega; - Trasferimento alunni: predisposizione, tenuta, cura fascicolo, rilascio nulla osta e trasmissione fascicolo ed eventuali documenti riservati alunni H/DSA/BES; - Comunicazioni riguardanti gli alunni, rapporti con l’utenza e con i plessi e comunicazioni in Bacheca e sito per alunni e genitori; - Predisposizione Schede di valutazione e dei certificati delle competenze in collaborazione con i colleghi; - Gestione anagrafica SIDI e Rilevazione SIDI; - Gestione e Digitalizzazione dei fascicoli degli alunni (in particolare degli alunni disabili) in collaborazione con la collega; - Gestione graduatorie alunni di tutti gli ordini; - Gestione somministrazioni farmaci, certificazione vaccini e diete speciali; - Adozioni Libri di testo e gestione cedole librarie; - Gestione infortuni:Assicurazione/Inail in collaborazione con il collega; - Privacy: Informative varie; - Preparazione tabelle e rilevazioni alunni diversamente abili/DSA/BES; - Gestione elezioni Organi Collegiali e convocazione incontri (Consigli di Intersezione, Interclasse e Classe); - Gestione INVALSI; -Rapporti con il Comune di Cesena per mensa, trasporto, iscrizioni, disdette, cedole…; - Gestione atti relativi a concorsi, bandi e borse di studio rivolti agli studenti in collaborazione con Urp; - Supporto alla Vicaria, al Dirigente e referente COVID per comunicazione casi positivi; -Supporto pratiche pago in rete: esportazione elenchi alunni aggiornati; - Gestione convocazione GLH, GLO e GLI in collaborazione con collega. - Supporto all’attività della Dirigenza e dei collaboratori; - Gestione alunni con attività di sportello, consegna modulistica e atti richiesti dall’ Utenza; - Gestione registri di entrata e uscita alunni e registri mensa; - Predisposizione e controllo di tutti gli atti, modelli, domanda iscrizione, religione, e moduli necessari alle iscrizioni, trasferimento alunni, richieste e concessioni nulla osta, predisposizione e rilascio certificati vari; - Predisposizione cartellini di riconoscimento alunni; - Supporto informativo alle famiglie sugli eventi di pagamento in Sidi Pago in Rete e stampa bollettini di pagamento in collaborazione con i colleghi; - Gestione Calendar per utilizzo spazi da parte di terzi; - Gestione atti relativi a concorsi, bandi e borse di studio rivolti agli studenti in collaborazione con Ufficio Alunni; - Gestione distribuzione e consegna in comodato di devices agli alunni; - Segnalazione guasti e richiesta interventi di manutenzione al Comune, in collaborazione con il collega; - Collaborazione con docente funzione strumentale PTOF per gestione di corsi di formazione per il personale: caricamento corso su Sofia, gestione iscrizioni, stampa e raccolta fogli firma, stampa e consegna attestati, ecc…; - Gestione e Digitalizzazione dei fascicoli degli alunni (in particolare degli alunni disabili) in collaborazione con la collega; - Gestione convocazione GLH, GLO e GLI in collaborazione con collega; - Gestione applicazione protocollo accoglienza e inserimento alunni stranieri, dal primo approccio al supporto alle docenti delle classi interessate; - Predisposizione Schede di valutazione e dei certificati delle competenze in collaborazione con la collega; - Gestione PEI, e modelli S, trasmissione agli Enti preposti e inserimento nei fascicoli degli alunni interessati, in collaborazione con la collega. |
| Ufficio personale | - Gestione Personale Ata e docenti Primaria e Infanzia; - Gestione assenze al SIDI/SPAGGIARI; - Rilevazione assenze tramite SIDI o altro software che verrà adottato; - Gestione richiesta permessi; - Gestione del fascicolo (riunificazione, dichiarazione servizi, ricostruzioni di carriera personale, decreti di riduzione stipendio, ecc.) e verifica della completezza; - Inserimento dichiarazione servizi del personale al Sidi e ricostruzioni di carriera ordinarie e in seguito a sentenza; - Progressioni di carriera, calcolo TFR, calcolo scatti biennali dei docenti di religione; - Gestione pratiche pensionamento attraverso Piattaforma Passweb; - Gestione pratiche Diritto allo studio; - Gestione L.104 in PerlaPa, congedi parentali, aspettative e altre assenze; - Convalida/Rettifica punteggio; - Ricerca supplenti di tutto il personale supportata dalla collega; - Predisposizione certificati di servizio e trasmissione; - Gestione documenti neoassunti e periodo di prova; - Richiesta e invio fascicoli personali; - Gestione assenza/straordinario e sostituzioni personale ATA; - Gestione registro contratti; - Gestione assegnazioni classi e discipline in registro elettronico. |
Organizzazione e contatti
Il giorno 2 novembre 2021 gli uffici di segreteria e direzione saranno chiusi
Gli uffici di segreteria si trovano in Via Turchi 1, 47521 Cesena. Tel 0547 21897
Orari di funzionamento della segreteria
Si ricorda che fino al termine dell’emergenza sanitaria il ricevimento del pubblico è consentito solo su appuntamento. Si prega di telefonare o scrivere prima di presentarsi di persona.